• Collaboration

Was ist Collaboration?

Wenn man das Wort „Collaboration“ hört, denkt man zunächst nur an die Übersetzung „Zusammenarbeit“. Doch was steckt dahinter? Collaboration bedeutet viel mehr als nur Zusammenarbeit. Der Begriff umfasst Vernetzung, Informationsaustausch, Erreichbarkeit, Arbeitsteilung, Mobilität und, und, und… Sicher könnte man noch zehn andere Schlagworte zu dem Thema aufzählen.

Heutzutage sind immer mehr Unternehmen international unterwegs. Montags ein Meeting in Dubai, mittwochs in New York und die Woche danach ein Geschäftsessen in Kapstadt. Es klingt ein wenig überspitzt, doch der Gedanke zählt: Wir wollen/müssen flexibel und mobil sein, aber gleichzeitig auch von zu Hause aus performen und immer auf dem neuesten Stand sein. Man will unabhängig arbeiten, aber gleichzeitig mit Kollegen vernetzt sein. Gemeinsame Projekte, an denen mehrere Mitarbeiter teilhaben, müssen abrufbar und stets aktualisiert werden, auch wenn der Geschäftstermin ruft. Das ist der heutige Arbeitsalltag.

Vorrangig geht es bei Collaboration darum, in Unternehmen eine kooperative Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern herbeizuführen. Doch das ist nur der Oberbegriff. Um diese Kooperation zu erreichen, gilt es einige Faktoren zu beachten. Die Nutzung gemeinsamer Ressourcen hat höchste Priorität, denn nur so kann man effektiv zusammenarbeiten. Ob verschiedene Mitarbeiter nun gemeinsam im gleichen Büro sitzen oder der eine im Café sitzt, während der andere in der Bahn auf dem Weg zu einem Termin ist und ein dritter von Zuhause aus arbeitet – mittlerweile gibt es die Möglichkeit trotz der genannten Umstände an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Die räumliche Aufteilung spielt dabei dank der heutigen Kommunikationsvielfalt keine Rolle mehr. E-Mails, Instant-Messaging, Videokonferenzen, Telefonie und auch das gute alte Fax sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen uns eine effizientere Arbeitsweise und vermitteln das Gefühl, mit seinen Kollegen im gleichen Raum zu sitzen, auch wenn alle unterwegs sind.

Collaboration

Support während der Revolution

Leider fehlt vielen Unternehmen das Fachwissen zu Collaboration. Das wollen wir ändern. Im Moment wagen viele Firmen den Schritt zu neuen Konzepten und Technologien nicht, da dieser ein hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität fordert. Der eine sieht keinen Vorteil darin, sich Veränderungen anzupassen, der andere ist schlicht zu konservativ. Deshalb müssen Vorstände und Mitarbeiter während der Revolution zu neuen Kommunikationstechniken informiert und eingebunden werden. Junge Mitarbeiter sind an die moderne Soft- und Hardware gewöhnt und erwarten, dass auch in Unternehmen neuartige Werkzeuge zur Verfügung stehen. Darauf müssen sich Unternehmen früher oder später einlassen. Damit das Thema Collaboration akzeptiert wird und nachhaltig in das Unternehmen integriert werden kann, sollte es gut geplant werden und den Mitarbeitern sollten die praktischen Vorteile bewusstgemacht werden. Erst denken, dann handeln! Ansonsten greifen Mitarbeiter zu privaten Angeboten, die Sicherheitslücken aufweisen und nicht im IT-Management des Unternehmens eingebunden sind, die so genannten Schatten-ITs.

Aber auch nach der Etablierung neuer Technologien und Arbeitskonzepte, wie Homeoffice sollten Unternehmen Support-Prozesse anbieten, damit sich keiner mit der Revolution allein gelassen fühlt. Unternehmen müssen also eine intelligente Plattform intelligent bereitstellen.

Mehr Raum für Collaboration

Es bedarf also einer neuen Bürokultur. Es stellt sich sogar die Frage, ob für die zukünftige Zusammenarbeit ein Büro überhaupt von Nöten ist. Kreative, intellektuelle Arbeit kann bereits heute von überall getätigt werden. Unternehmen rüsten sich schon einige Zeit für die Zukunft mit Arbeitsplatzkonzepten, welche oft dynamische Räumlichkeiten beinhalten. Diese können, müssen aber nicht von jedem genutzt werden. So entstehen Bereiche für die reine Kommunikation, wie ein firmeneigenes Cafe, Grünanlagen oder Terassen werden für Entspannungsphasen umgestaltet, das Einzelbüro ist von nun an ein Ort für höchste Konzentration und das herkömmliche Großraumbüro oder auch der Besprechungsraum voll ausgestattet für die Zusammenarbeit im Team. Smartes Arbeiten sozusagen, da der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wann er wo produktiv sein möchte. Damit sich jeder im Unternehmen wohl fühlt, gilt es auch hier den offenen Dialog zwischen allen Beteiligten zu forcieren. Die Technologie ist dabei stets die Basis, allerdings der Mensch sowie ein gemeinsames Regelwerk die Schlüssel.

Collaboration dient nicht zur Kontrolle

Leider kann Collaboration aber auch nachteilig genutzt werden. Die neuen Messaging-Programme, wie z.B. Microsoft Lync/Skype4Business oder Google Hangouts sind dafür konzipiert, um auf einer Plattform zu chatten, zu telefonieren und Videokonferenzen abhalten zu können. Wenn man eine dringende Frage an einen Kollegen hat, der gerade beispielsweise auf dem Weg in die Schweiz ist, kann man diesen schnell anschreiben und bekommt (im besten Fall) direkt eine kurze Antwort. Dank der verschiedenen Status weiß man immer Bescheid, ob der Kollege gerade Zeit hat, also „verfügbar“ ist oder ob man es doch lieber später bei ihm probieren sollte, weil er „in einem Meeting“ ist. Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter ist sehr wichtig – doch sie soll nicht zur Kontrolle ausarten. Flexibilität verhilft Mitarbeitern dazu, sich die Arbeitszeit selbst einteilen zu können. Der alleinerziehende Vater kann beruhigt von Zuhause aus arbeiten, wenn das Kind mal krank ist und die vielbeschäftigte Geschäftsfrau kann während ihrer Reisen immer noch ihre E-Mails checken. Doch was, wenn der Chef bei Lync Ihren Status checkt, nur um zu sehen, ob sie wirklich arbeiten? Der Mitarbeiter ist „abwesend“ – heißt das, dass er nicht arbeitet oder einfach nur, dass er gerade keine Zeit hat, ein Gespräch zu führen? Macht er etwa seine Aufgaben nicht? All das ist nicht wichtig, solange er die Aufgabe bis zur Deadline erledigt hat. Ob er nun abends um 23 Uhr oder morgens um 5 daran sitzt ist vollkommen irrelevant. Nicht seine Präsenz zählt, sondern seine Ergebnisse. Sein Lync-Status verrät nichts über seine Aktivitäten, aber wenn er Fragen beantworten soll, wird er dies tun, sobald er wieder „verfügbar“ ist!

Nachgefragt und aufgepasst!

Welche Collaboration-Tools oder -Konzepte nutzen Sie in Ihrem Unternehmen? Wie weit sollte/muss Zusammenarbeit gehen und ist Collaboration doch nur ein Trendbegriff der Technologie-Branche?

Mehr zum Thema Collaboration und dessen Möglichkeiten, gibt es direkt auf der virtuellen Messe Einfach Online Arbeiten.

2 Kommentare

  1. […] Collaboration – Mehr als nur Zusammenarbeit – Einfach Online Arbeiten „Was ist Collaboration? Wenn man das Wort „Collaboration“ hört, denkt man zunächst nur an die Übersetzung „Zusammenarbeit“. Doch was steckt dahinter? Collaboration bedeutet viel mehr als nur Zusammenarbeit.“ […]

  2. Manhart 28. September 2015 at 23:17 · Antworten

    Zu welchen Collaboration-Tools kann geraten werden? Hier können Sie fragen und mitdiskutieren:
    http://ibmexperts.computerwoche.de/community/t/welches-collaboration-tool,1342

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