Die Arbeitswelt transformiert sich und mit ihr der Arbeitsplatz. Heutzutage ist kein Mitarbeiter mehr an seinen Schreibtisch gebunden. Viele Experten, wie zum Beispiel Stuart Dommett, IT Spezialist bei Intel, sind davon überzeugt, dass die Zukunft der Kommunikation in der Flexibilität liegt. Mobile Technologien und digitale Arbeitsweisen lassen Unternehmen heute unabhängig von Zeit und Ort arbeiten. Der folgende Blogbeitrag diskutiert, ob Smarter Working und die damit verbundenen Strukturen wirklich für einen kreativen Schub in Unternehmen sorgen oder ob Smarter Working einfache und gewohnte Prozesse verkompliziert. Ist das Thema Smarter Working vielleicht nur ein Trend-Thema, welches mit der Realität wenig zu tun hat?

Was ist Smarter Working überhaupt?

Smarter Working soll die Art und Weise des Denkens verändern. Es ist damit ein Ansatz für die Organisation von Arbeit, mit dem Ziel von mehr Effizienz und Effektivität am Arbeitsplatz. Smartes Arbeiten bedeutet anders denken und schafft durch eine Kombination von Flexibilität, Autonomie, Zusammenarbeit und die Einbindung von UC-Diensten sowie Social Media komfortable Arbeitsumgebungen für Mitarbeiter.

Smarter Working braucht konsequentes Selbstmanagement

Das Büro ist dort, wo wir arbeiten. Smarter Working und insbesondere die Flexibilität des Arbeitsortes selbst, birgt allerdings einige Gefahren für Unternehmen. Schon 2014 titelte  »Die Welt« unter der Überschrift »Der Trend zum „Home Office“ ist eine Illusion«. Durch Home-Office-Ansätze verlieren Mitarbeiter nach und nach Ihre Bindung an den Arbeitgeber. Der aussterbende lokale Arbeitsplatz führt außerdem dazu, dass Mitarbeiter den Stress der Firma mit nach Hause nehmen. Wenn man rund um die Uhr erreichbar ist, wird flexibles Arbeiten eher zur Qual. Die Arbeit und Arbeitszeit nimmt somit immer größere Bereiche des privaten Lebens ein. Ein geregelter Plan ist hier von Nutzen. Die Waage zwischen greifbaren Zielen und der Freiheit der Mitarbeiter muss ausgeglichen sein. Allen voran lautet die Devise:

[bctt tweet=“Smarter Working braucht konsequentes Selbstmanagement.“]

Den Arbeitsplatz zu digitalisieren bringt nicht automatisch Erfolge

TeamarbeitNach der Metastudie des Mainzer Kundendialog-Spezialisten dtms, wollen 45 % der Unternehmen Ihre Multichannel-Kommunikationsstrategien in den nächsten zwei Jahren ausbauen. Doch selbst wenn alle technischen Mittel vorhanden sind, damit Mitarbeiter virtuell und verteilt arbeiten können, bedeutet dies nicht zwangsläufig eine Effizienzsteigerung. Solange nicht auch an einer neuen Unternehmensstruktur gearbeitet wird, sind jegliche Investitionen vergebens getätigt worden. Dabei sollte besonders darauf geachtet werden, dass die Quality of Service (QoS) nicht zu kurz kommt. Die dtms-Studie legt somit offen, dass Technologie eben auch das Gegenteil von Effizienz bringen kann. Ohne die richtige Handhabung und das richtige Know-how scheitert jeder von uns an Veränderungen und das Smarter Working-Konzept endet im Desaster.

Es bleibt die Frage: Was ist das Geheimnis von richtigem Smarter Working?

Smarter Working funktioniert nur durch einen strategischen und integrierten Ansatz. Dies beinhaltet eine Herausforderung in der Ansicht, wie Arbeit traditionell durchgeführt wird. Es bedarf einer neuen Arbeitskultur, die auf Vertrauen und dem Management von Ergebnissen aufgebaut ist.

Die Vorteile auf einen Blick

Ist der steinige Weg erst einmal gegangen und haben neue Konzepte im Unternehmen Einzug gehalten, verspricht das smarte Arbeiten diverse Vorteile:

Steigerung der Arbeitgeberattraktivität (Stichwort: Employer Branding)

Kürzere und schnellere Informationswege

Autonomeres, selbstbewusstes Arbeiten aller Mitarbeiter

Herausbildung von produktiven Netzwerken

Steigerung der Produktivität durch mehr Kommunikation

Bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Mehr Flexibilität der Mitarbeiter, da nicht die Präsenz im Unternehmen, sondern das Ergebnis zählt

Smarter Working kann eine Lösung sein

Neue Wege gehenSmarter Working-Prozesse können „face to face“ Situationen nicht immer ersetzen. Persönliche Beziehungen können digital schwierig aufgebaut werden. Darüber hinaus braucht Smarter Working konsequentes Selbstmanagement, denn wenn die Grenzen des Wo und Wann verschwimmen und man plötzlich in allen Lebenslagen ansprechbar ist, verliert nicht nur der Arbeitsplatz selbst, sondern auch die Arbeit an Wichtigkeit. Machen Sie sich also vorab Gedanken über die Abläufe und treffen Sie gemeinsame Vereinbarungen.

Smarter Working hat vielmehr damit zu tun, Technologie intelligent zu nutzen, anstatt Technologie an erste Stelle zu setzen. Unified Communications-Dienste, wie Skype, Skype4Business (ehemals Lync), Facetime,Slack, Trello usw. müssen optimal ausgeschöpft werden und dies nicht nur intern, sondern auch im Kundendialog. Es reicht nicht nur in IT-Lösungen zu investieren. Ein Kulturwandel im ganzen Unternehmen muss stattfinden. Nur dann können die Motivation und die Produktivität der Mitarbeiter steigen.

Setzen Sie klare Grenzen in dem Bereich flexibles Arbeiten und schaffen Sie darüber hinaus eine starke Vertrauenskultur im Unternehmen. Berücksichtigen Sie die interne und externe Unternehmenssituation und denken Sie daran, dass alle Prozesse, die für Smarter Working notwendig sind, für jedes Unternehmen individuell sind.

Achten Sie darauf, Ihre Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeiter an der Veränderung Teil haben zu lassen – dann verspricht Smarter Working viele effiziente Vorteile für alle Beteiligten.

10  Tipps für Ihr Smarter Working-Konzept

Abschließend haben wir für Sie 10 Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei Ihrem persönlichen Smarter Working-Konzept sicherlich weiterhelfen werden:

  1. Verfassen Sie eine klare und umfassende Strategie für Ihr Smarter Working-Konzept
  2. Seien Sie flexibel
  3. Lassen Sie andere wissen, Wo und Wann Sie arbeiten
  4. Stellen Sie sicher, dass die Berichtsstruktur klar ist
  5. Nutzen Sie Kalender und Zeitpläne
  6. Verwenden Sie elektronisches Dokumentenmanagement konsequent
  7. Entwickeln Sie eine Routine für Online-Kommunikation und virtuelle Meetings
  8. Stellen sie klar wann sie für Calls oder Online Diskussionen verfügbar sind
  9. Reduzieren Sie traditionelle Meetings
  10. Korrekte Nutzung von Unified Communication (UC)

ProfilbildLena Neumann machte Ihren Bachelor Abschluss in Creative Industries an der University of South Wales und eine Ausbildung in Medienkommunikation und Journalismus an der Akademie für Mode und Design in Hamburg. Ihr Master widmet sich dem Thema Business und Management. Bei der aixvox GmbH arbeitet Sie in dem Bereich Online Marketing und als Content Creator.


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