Persönliche Geschäftstreffen sind wichtig. Vor allem das sich-in-die-Augen-sehen, die Gesten zur Interpretation des Gesagten und der lockere Austausch vor dem eigentlichen Gespräch sind entscheidende Faktoren für ein erfolgreiches Meeting. Doch solche Treffen werden in meinem Alltag immer rarer. Wir leben im Zeitalter des Internets und meine Geschäftskontakte sind in der ganzen Welt verstreut.

So überprüfe ich schon direkt am Morgen im Home Office, welche Meetings heute anstehen und sehe im Kalender: Erster Call um 8.30 Uhr. 15 Teilnehmer aller Altersstufen und stark beschäftigte Vielreiser: das wird wieder spannend. Besonders großer Beliebtheit erfreuen sich die Teameinwähler mit dem Laptop und eingebautem Mikro. Echo für alle bis sie eindringlich gebeten werden, doch lieber stumm zu schalten, wenn sie gerade nichts sagen wollen. Das macht auch an anderen Stellen Sinn. Aus vielen Telefonkonferenzen (auch Telkos genannt) weiß ich mittlerweile, wer wie viele Kinder hat, wann die Putzhilfen staubsaugen und die Haustiere Hunger haben. Zudem kenne ich alle Flughafen- und Bahnansagen. Das bietet viel Luft für Social Engineering.

Das Highlight: Einer der Teilnehmer nimmt MAL EBEN einen anderen Anruf an. Wunderbar, endlich Pausenmusik für alle, Weitersprechen macht keinen Sinn. Der genutzte Service erlaubt leider nicht das Stummschalten durch den Moderator.

VideokonferenzUm 11 Uhr ist das nächste Online Meeting geplant. Was steht denn diesmal in der Einladung: GoToMeeting, WebEx, Skype for Business? Nein nichts von alledem, sondern Microsoft Lync. Okay, dann einfach den Browserlink aufrufen und los geht’s. Oder auch nicht, denn es gibt keinen Client für Windows 10. Was steht da auf der Webseite? Lync 2007, nun ja – da ist wohl jemand nicht mit der Zeit gegangen. So muss das Telefon reichen, aber geteilt wird nichts.

Um Punkt 14 Uhr folgt dann ein Call auf EU-Ebene. Arbeiten können wir nun von überall aus, doch wir merken wieder mal schnell, dass der Bandbreitenausbau nicht flächendeckend ist. Ein Kollege aus der Lombardei präsentiert, vermutlich direkt vom Weinberg aus. Die Sprachqualität ist weit unter dem ersten Bell-Telefon und der Versuch, den Sprachfragmenten mit der Online-Demo einer Cloud-CRM-Lösung zu folgen, scheitert komplett. Sprache und Bild haben einen gefühlten Versatz von 30 bis 60 Sekunden. Das Meeting wird zur echten Konzentrationsübung – unterbrochen vom Mail-Eingangs-Ping diverser Teilnehmer, die dann schnell nebenbei noch ein paar „wichtige“ Dinge erledigen.

7 Grundregeln für erfolgreich durchgeführte Online Meetings

Obwohl ich hier und da noch mit einigen Hürden bei den Online Meetings zu kämpfen habe, möchte ich sie keinesfalls missen. Persönliche Treffen mit so vielen unterschiedlichen, weit verstreuten Teilnehmern ließen sich praktisch nicht arrangieren. Und im Alltag verläuft mittlerweile auch ein Großteil der Online Meetings reibungslos. Entscheidend ist, dass alle Teilnehmer ein paar Grundregeln beachten:

  1. Bereits bei der Einladung einen Kalendereintrag mit Ort, Zeit, Einwahldaten/-lösung, Teilnehmern und einer möglichst vollständigen Agenda generieren
  2. Für eine ausreichend gute Internetverbindung sorgen (sonst lieber Telefoneinwahl)
  3. Ein Headset verwenden
  4. Die Mute-Funktion der Kommunikationslösung benutzen, wenn man nichts zu sagen hat
  5. Die Zeit so reservieren wie für ein persönliches Treffen: Alle widmen sich ausschließlich dem gemeinsamen Thema
  6. Falls es als notwendig erachtet wird, bei Sitzungsbeginn kurz die Videofunktion starten – dann aber besser wieder ausschalten
  7. Jeder stellt sich beim Beginn des Meetings kurz vor, damit auch jeder weiß, wer spricht

Werden diese Regeln beachtet, ist die perfekte Basis für eine produktive Zusammenarbeit und einen regen Austausch gelegt.

Mehr zu Online Meetings…

Mehr zum Thema Video und Online-Meetings gibt es direkt am 26. und 27. April 2016 live auf der #EOA16. Hier geht’s direkt zur Anmeldung.


Andreas WeissAndreas Weiss ist seit der Gründung als Direktor des Cloud Fachverbandes EuroCloud Deutschland_eco e.V. und seit 2013 als Managing Director der EuroCloud Europe tätig. Er hat maßgeblich die Entwicklung des EuroCloud Star Audit durchgeführt und damit die Grundlage für das erste Cloud spezifische Auditierungsverfahren bereitet, welches unter seiner Leitung kontinuierlich weiterentwickelt wird. Er ist Co-Autor für das Buch „Der Weg in die Cloud“ zu den Themen Qualitätsanforderungen und Auswahlkriterien und Mitverfasser des EuroCloud Leitfadens „Cloud Computing Recht, Datenschutz & Compliance“.


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