#WAS SIE BRAUCHEN

#Locationscouting
Im ersten Schritt gilt es, die richtige Location für Ihre hybride oder virtuelle Veranstaltung zu finden. Ob sich eine Location in der Nähe Ihres Unternehmenssitzes, eine regionale oder auch überregionale Location anbietet, hängt immer von der Art Ihrer Veranstaltung ab. Anhand Ihrer Vorgaben finden wir die passende Location für Ihre Veranstaltung.

Locationscouting3 - Was Sie brauchen

#Einladungsmanagement
Bereits vor dem Start der Veranstaltung fallen einige Aufgaben an. Sorgen Sie durch ein geplantes Einladungsmanagement dafür, dass Ihre Kunden sich barrierefrei anmelden und den Termin auch direkt im Kalender speichern können. Die richtige Plattform erlaubt eine Anmeldung ohne Download eines Plugins oder einer Software.

#Eventmanagement
Empfangen Sie Ihre Besucher auf einer einladenden Landingpage, die neben allgemeinen Informationen auch einen Blick auf die Agenda bietet. Nach Start des Events und der Anmeldung der Teilnehmer haben Sie auch direkt eine Plattform die Ihren Gästen den Weg zu den einzelnen Webinaren, Räumen oder auch Vorträgen weist.

#Testlauf
Auch wenn die ausgewählte Lösung sich bereits in vielen Fällen als ausfallsicher und stabil erwiesen hat, ist ein Testlauf für eine Veranstaltung unerlässlich. Getestet werden neben der Anmeldung zum Event auch Audio/Video-Qualität, Stabilität des Streamings, Funktionalität des Chats, Bearbeitung der Whiteboards, Wiedereintritt bzw. Wiederanmeldung zum Event nach Verlassen, Moderation, Regietätigkeiten, Teilen von Dokumenten, Präsentationen.

#Betreuung der Redner
Wie bei einer Präsenzveranstaltung erhalten auch bei einem virtuellen Event die Sprecher bzw. Moderatoren ein Briefing. Hierbei sollten sie Informationen zur technischen Umsetzung der Lösung erhalten, also „Wie melde ich mich an?“, „Kann ich eine Präsentation zeigen“, „Wie erhalten ich Fragen der Teilnehmer und beantworte diese?“. Sind diese und eventuell weitere auftretende Fragen geklärt, können sich Sprecher, wie auch Veranstalter sicher fühlen und einer erfolgreichen Veranstaltung steht nichts mehr im Weg.

#Betreuung während der Veranstaltung
Auch wenn der Testlauf der Veranstaltung ohne größere Komplikationen abgelaufen ist, die Sprecher gebrieft und alle Verantwortlichen mit der Agenda vertraut sind, empfehlen wir, zur Sicherheit einen Berater der EOA bei der Veranstaltung vor Ort im Einsatz zu haben, um im Notfall eingreifen zu können.

Wir greifen dabei natürlich nicht inhaltlich in den Ablauf der Veranstaltung ein, sondern haben ausschließlich die technischen Komponenten im Blick.

#Produktionsassistenz vor Ort
Unsere Begleitung geschieht in der Regeln in Form einer Produktionsassistenz vor Ort. Ein Mitglied des Teams steht Ihnen jederzeit als „Best  Boy“ für Fragen zur Verfügung und übernimmt wichtige technische Aufgaben:  

  • Einrichtung des Setups  
  • Steuerung von Kamera und Ton vor Ort 
  • Kommunikation mit der Regie 
  • Remote Kamera und Ton  

Auf diese Weise stellen wir sicher, dass es so wenig technische Probleme wie nötig gibt und die Veranstaltung reibungslos abläuft.

#Betreuung nach der Veranstaltung
Im Nachgang der Veranstaltung steht nicht nur das Feedback durch die Teilnehmer, sondern auch die Auswertung auf dem Plan.

Hierzu machen wir uns mit Ihnen schon im Vorfeld Gedanken, welche Daten Sie auswerten möchten. Eine Teilnehmerliste erhalten Sie in jedem Fall. Darüber hinaus können Sie auch die Besucherzahl je Vortrag oder auch die Interaktion der Teilnehmer untereinander auswerten, beispielsweise wie viele Teilnehmer die Chatfunktion genutzt haben oder auch in den Breakouträumen aktiv waren. 

Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, den Teilnehmern im Nachgang Aufzeichnungen einzelner Vorträge oder Diskussionsrunden zur Verfügung zu stellen.

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